日常業務のIT化・クラウド化の最先端

    ITシステム更新時には、様々なクラウド機能が検討される時代となりました。筆者は「クラウド」という言葉が登場する前から、サーバー仮想化技術に取り組み、クラウド的なサービスの企画や立上げに10年以上携わってきました。今回は、お堅いIT専門領域ではなく、日常業務のIT化を実現し、今すぐ活用できそうな便利な「イケてる」クラウドサービスをご紹介します。

出張旅費精算を電子化する「Concur」

    イントラネットや社内ポータルサイトの新設・更新の際、よく開発候補にあがる機能に出張申請と経費精算があります。出張申請→予約手配→精算書作成→承認→経理処理→精算といった手続に浪費される労力は、出張が多い日系企業の深刻な課題でしょう。特に精算手続でのレシートを紙に張り付けて…という手作業部分が難題でした。
    この煩雑な作業・手続を電子化する画期的なサービスをご存知でしょうか? その名をConcur.com(コンカー)というこのサービス、既に導入済の日系企業も少なくありませんが、出張精算をペーパーレス・自動化するクラウドサービスです。航空会社やホテル、予約サイト等の請求書、UBER等の電子レシート、会社カードの利用データ等がConcurに連動するだけでなく、各種レシートをスマホで撮った写真もConcurが取り込んで、経費精算書の大部分を自動的に作成するのです。また、クラウドなので、上司もどこからでもスマホで承認でき、会計システムとも連動できるので、精算終了までの期間と労力を大幅に削減します。
    ちなみに、レシートの写真を読み取って数値・文字データとして取り込む機能について、手書きのtipがあったりすると自動読取の誤認識率はまだまだ高いので、Concurどう解決しているか興味深かったのですが、Concurのオペレーターが目視・手入力しているという話を聞いて妙に納得しました。



    Concurのサービス料金も自社で独自にシステム化する費用とは比較にならない程安く、事務効率効果を考えるとコストパフォーマンスが高いサービスです。会社の会計システムとどのように接続出来るか?どのように導入するか等のご相談ありましたら、下記連絡先までお気軽にご連絡下さい。

電話システムのクラウド化

    クラウド化、技術革新による恩恵が高い意外な分野として電話システムがあります。発明後1世紀以上経過してもアナログ技術がデジタル化された以外、機能的な進化が大してありませんでしたが、無線の技術の発達により携帯電話が急速に普及し、今ではスマホという、小型コンピューターと携帯電話の融合で、便利な機器というか生活必需品となりました。一方で会社の電話システム(PBX)は、この30年、何も目立った進化をしていないというのが現実と思います。



    クラウドPBX業界のトップシェアのRing Central社の提供サービスは、旧来の電話システムという概念を超え、UC(Unified Communication)として、電話会議、TV会議、Web会議、固定電話からのTEXT、電子FAX、音声案内、通話録音等の基本機能に加え、顧客管理システム等とも連携を可能にするAPI(異なるシステム間の接続を可能とするプログラム)が開放されていることにより、OutlookやOffice 365、Google Appと言った一般的なクラウドサービスとも簡単に連携接続でき、次のようなメリットを実現しています。
  1. 固定電話、スマホ、タブレット、PCといった端末を自由に使える
  2. 電話会議、 TV会議、 Web会議、 TEXT、 FAXが無料
  3. Outlook他、業務システムとの接続
  4. 海外(日本を含む70ヶ国以上)に専用電話番号を持てる
  5. 海外出張でも米国への通話は無料(スマホの内線化)
  6. 現在の電話番号をそのまま使える
  7. 30~50%の経費削減(一般的なPBXとの比較)



不測の事態への対応準備ができているか?

    ヒューストンでもハリケーン、洪水、停電等で何日も仕事ができない状態を経験された方がいらっしゃると思います。NYでも、ハリケーンSandyの際に、1週間近く停電したり、電話局設備が冠水して電話が何ヶ月も途絶えたところがありました。携帯電話があっても安心ではなく、東北の大震災でも携帯の通話は難しかったがTextやSkype等のデータ通信は比較的使えたそうで、9.11と北東部の大停電(2003年)でも携帯の通話は通じにくくなりました。電話会社の基地局の電源が8~12時間で途絶えることと、被災者救済ための通信を優先する規制が原因でしょう。
    こうした事態に備え、電話システムをクラウド化しておけば、通話ができるだけでなく、どこでも仕事ができるようになり、最高のDR(災害復旧)対策にもなります。特に、このRing Centralでは、非常時に会社の内線及び登録された携帯電話に一斉に通知し、緊急の音声案内を提供し、不測の事態でも会社社員との連絡・周知や安否確認を迅速に確実に行えます。会社へ出社できなくても、インターネット回線さえあれば、会社の電話をどこにでも移動して業務を再開できます。電話機がなくても専用のAppでスマホやタブレット、PCでも使えるので余計な費用もかかりません。
 従来そのようなシステム構築には莫大な費用を伴いましたが、クラウド化により費用が抑えられるだけでなく、私がお手伝いしたケースの殆どはむしろ30~50%程度の経費削減となっています。導入効果の分析(経費削減効果含めて)は簡単にできますので、ご興味ありましたらお気軽にご連絡下さい。

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